Control€xpert de Grupo Allianz es una destacada empresa alemana que se especializa en el procesamiento de reclamaciones automotrices utilizando inteligencia artificial. Su plataforma integral permite a compañías de seguros, concesionarios de automóviles, talleres de reparación y empresas de leasing, digitalizar y automatizar la gestión de reclamaciones de vehículos. 

Al tratarse de un proveedor de decenas de compañías, cada uno de sus clientes tiene sus propios términos de pago. Algunos prefieren pagar por cada servicio de manera individual, mientras que otros optan por consolidar todos los servicios de un periodo en una sola factura. Y a su vez, las frecuencias de pago varían: algunos clientes abonan cada semana, mientras que otros lo hacen de manera mensual, trimestral o incluso anual. Además, las tarifas pueden ser fijas o variables, dependiendo de cada caso particular.

“Emitimos miles de facturas por mes, y siempre es difícil identificar los pagos porque algunos clientes nos pagan por servicio y otros por mes–incluso con desfases importantes–y rara vez ponen la referencia correcta. Con un proceso manual en Excel, no hay certeza de que se hizo bien la conciliación.” - Lisbeth Ruiz, CFO Latam, Control€xpert 

Cada fin de mes, el equipo de Control€xpert se enfrenta a un reto crucial: asegurar que el dinero en sus cuentas bancarias coincida con los registros de cuentas cobradas en su ERP. 

Para lograrlo, descargan los estados de cuenta bancarios y comparan manualmente cada transacción con las entradas en su sistema, utilizando hojas de Excel. Este proceso, arduo y tedioso, implica que un grupo de analistas debe revisar minuciosamente cada pago, uno por uno, en busca de posibles discrepancias.

Aunque el equipo se esfuerza por ser meticuloso, el proceso es inherentemente lento y propenso a errores humanos. El miedo constante es que, al no cuadrar perfectamente las cuentas, podrían pasar por alto pagos importantes, dejando dinero sin cobrar y afectando la salud financiera de la empresa. Cada cierre mensual se convierte así en una carrera contrarreloj, donde la precisión es clave, pero el método manual parece siempre estar al borde de fallar.

La solución a través de Radar

Radar dedicó tiempo a comprender y mapear las complejas reglas de conciliación que cada cliente de Control€xpert requería. Esto incluyó el desarrollo de llaves de conciliación específicas, que consideraban montos, fechas, referencias bancarias y otros factores cruciales. Además de implementar una lógica personalizada para manejar grupos de clientes con distintos comportamientos de pago, como aquellos que realizaban pagos por incidencias versus los que optaban por pagos mensuales por servicio. También se ajustó una sensibilidad especial para manejar variaciones en rangos de fechas y montos recibidos.

Con esta información detallada, Radar programó un sistema adaptado a las necesidades particulares de Control€xpert dentro de su plataforma. 

Ahora, cuando llega el cierre de mes, Control€xpert simplemente carga sus estados de cuenta y las cuentas por cobrar desde su ERP en Radar. El software se encarga de agilizar y asegurar el proceso de conciliación, permitiéndoles cerrar el mes con mayor rapidez y precisión en la cobranza. Gracias a módulos como el de aprobaciones, que facilita la conciliación de casos complejos de manera ordenada, y a los reportes personalizados que ayudan a identificar pagos pendientes por cliente, la operación se ha vuelto más fluida y efectiva.

Gracias a la implementación de Radar, Control€xpert ha logrado transformar un proceso que antes era tedioso y propenso a errores en una operación eficiente y confiable. Ahora, no solo se asegura de que ningún cobro quede sin registrar, sino que también puede enfocar sus esfuerzos en lo que realmente importa: el crecimiento y la innovación.

Si te gustaría conocer cómo Radar te puede ayudar a eficientar distintos procesos financieros, contáctanos en este link: https://www.somosradar.com/contacto ​​